עיריית תל אביב

מערכת לניהול מסמכים בעיריית תל אביב

כיום ישנם מעל 900 משתמשי ShareDocs בעיריית תל-אביב לאחר שהשימוש בו הוכח כפתרון ניהול תוכן ומסמכים אופטימאלי, נוח לשימוש והטמעה, וקריטי להפקת מידע ארגוני שיתופי. ה- ShareDocs כמערכת לניהול מסמכים ותוכן, משתלב עם תפיסת ניהול הידע והפורטל הארגוני.
האתגר

עיריית תל-אביב הינה גוף מוניציפאלי רחב היקף, הנותן מגוון שירותים בניהול שוטף של העיר תל-אביב. ברשות העירייה כ- 7000 עובדים, העוסקים במגוון תחומים כגון: הסדרת שרותי חינוך, תרבות, רווחה, תשתיות, ניקיון, תברואה וכדומה. בהתאם לכך, מנהלת העירייה מערך מחשוב מורכב, שכולל כמות מידע עצומה שיש לנתבה בצורה יעילה.

האתגר העיקרי אליו הייתה מודעת הנהלת העירייה, הוא שהידע נשלט על ידי הפרט ולא על ידי הארגון. כתוצאה מכך, ניהול תוכן ותהליכים נפגעו ולא תועלו במתודולוגיה יעילה ואפקטיבית. כמו-כן, כגוף עצום בעל אגפים ומחלקות רבים, תהליכים זהים עלולים להתנהל במקביל, דבר היוצר בזבוז משאבים מובהק.
לדברי אבי קטקו, מנמ"ר העירייה: "אנו, כאחד מהארגונים הגדולים במשק הישראלי, שמנו לפנינו אתגר ניהולי ומחשובי בהטמעת מערכת לניהול תוכן, מסמכים ומידע, תוך רצון לשנות את תרבות הניהול  וכפועל יוצא מכך, לשפר את מתן השירות לתושב".

ערך עסקי ותועלות ללקוח

• ממשק ידידותי ומוכר והתממשקות מלאה ליישומי Office
• Collaboration – הפיכת מידע לידע ותוכן ארגוני, שיתוף מסמכים עם Lync , Dynamics CRM, מערכות ליבה בארגון ( SAP, Priority)
• יישום מהיר של מדיניות תיוק וניהול המסמכים בארגון
• חסכון בעלויות Storage, נייר, הדפסה ותעבורת דוא"ל
•  אחסון נפחים גדולים של מידע תוך שימוש בטכנולוגיות
• אפשרות לערוך BI על מסמכים
• אפשרות עבודה בתוך הארגון ומחוץ לארגון גם ב-Offiline
• תיוק לוגי במספר לא מוגבל של תיקיות לוגיות

הפתרון

מתוקף ההחלטה, בחרה עיריית תל-אביב ב- ShareDocs מערכת לניהול מידע, של אלעד מערכות, בשנת 2004. העושר הפונקציונאלי של ה-  ShareDocs מקנה למשתמשיו  שורה של פתרונות לניהול משותף של מסמכים ומשימות, המסייעים בהפיכת המידע הארגוני לנכס בעל ערך עסקי גבוה, כאשר מדובר בהתמודדות עם מגוון רחב של סוגי תוכן:
• ShareTasks – מודול לניהול משימות אישיות וארגוניות, הכולל אפשרות ליצירה אוטומטית של משימות מתוך הפרוטוקולים השמורים. פתרון זה של ניהול הנחיות הופך את תהליך העבודה לשיתופי, ומותאם במיוחד לארגונים גדולים ומרובי אגפים, המקפידים על רמה גבוהה של פיקוח ובקרה.
• יכולת סריקות של מערכת ה- ShareDocs מאפשרת סריקה של מסמכים ותמונות ושילובם במערכת, דבר התורם לעיריית תל אביב בקליטת מסמכים, שיתופם בארגון, וניהול ומעקב שוטף.
• עבודה עם סביבת היישומים הארגוניים MS Office.
• ה- ShareDocs מהווה כיום חלק אינטגרלי עם תפיסת ניהול הידע של עירית תל-אביב.