לשכת עורכי הדין

הטמעת ה- ShareDocs בלשכת עורכי הדין

מערכת ה-ShareDocs נמצאה כפתרון אידיאלי ללשכת עורכי הדין, אשר באמצעותו ניתן לתייק ולאתר את מסמכי הלשכה על פי הטקסונומיה הארגונית – וזאת לפי הגדרות וצרכי הלקוח.
האתגר

האתגר העסקי
שיטת תיוק המסמכים בתיקיות רשת משותפות FileSystem בתחנות הקצה של משתמשים הקשתה על שימור ותפעול הידע הארגוני באופן יעיל ומבוקר. כגוף המספק שירותים רבים וביניהם רישום ופיקוח, לשכת עורכי הדין מפיקה כמות גדולה של תוכן אדמיניסטרטיבי הדורש המשך טיפול ומעקב.
לדברי אורי אלפרסי, סמנכ"ל תפעול מערכות המידע ומחשוב בלשכת עורכי הדין: "האתגר שעמד בפנינו היה לרכז את כל תחום פעילות המסמכים, הדואר הנכנס והיוצא בלשכה, תיוק ואחזור כל סוגי הקבצים, ניהול ארכיון מסמכים – זאת על-מנת ליעל את שיתוף המידע בארגון ובכך לנתב ולנהל משימות של גורמים שונים ומחלקות שונות תוך מעקב  אחר ביצוען. הצעד הראשון להשגת היעד, היה שימור הידע הארגוני בצורה חכמה המקלה על נגישות המידע הארגוני".

יתרונות עסקיים ללקוח

• ייעול משימות ומטלות וניהול מעקב.
• צמצום נפח העבודה על ה- outlook ע"י מודול הנחיות המאפשר להעביר מסמך בין מספר גורמים.
• מידור ורמת אבטחה מקסימאלית.
• קליטת מסמכים מדוא"ל מגורמים חיצוניים.
• מעקב אחר פרוטוקולים של ועדות וישיבות שונות (כגון חוזים, אישורים, תביעות וכד').
• משימות ShareTasks מסייעות במעקבים של הדרג הניהולי ובאיסוף אינפורמציה קריטית לארגון.
• אחזור מסמכים על פי שדות מפתוח ייחודיים על פי דרישות הלקוח.
• העבודה היעילה ב- ShareDocs משפיעה על קבלת החלטות בארגון, המבוססות על הפקת מידע מהימן מן הידע שנצבר בארגון.
הפתרון

ב- 2009 הותקנה מערכת לניהול מסמכים מרכזית, ShareDocs פרי פיתוחה של אלעד מערכות, בשילוב פלטפורמת תוכנת MOSS 2007 המאפשרת יכולות אחזור וחיפוש נתונים ברמות גבוהות.
מערכת ה-ShareDocs נמצאה כפתרון אידיאלי אשר באמצעותו ניתן לתייק וכן לאתר את המסמכים על פי הטקסונומיה הארגונית וזאת לפי הגדרות וצרכי הלקוח.
תהליך ההטמעה כלל שני שלבים – בשלב הראשון יצרנו פלטפורמת תוכן חדשה במערכת ה- ShareDocs אשר כוללת תבניות מסמכים מובנות, שדות מפתוח בהתאם לסוגי המסמכים ועצי נושאים טקסונומיים על פי צרכי המשתמשים והמחלקות השונות בלשכה, ועל פי נסיונה הרב של אלעד מערכות בתחום ניהול הידע והמסמכים בארגונים.
בשלב השני ובמקביל לראשון – המסמכים הקודמים בארגון אשר נשמרו בתיקיות הרשת ובתחנות הקצה, הועברו אל מערכת ה- ShareDocs.
 
בד בבד, גם מודול ה- ShareTasks הוטמע בארגון, ונותן מענה מקצה לקצה בתהליכי ניהול משימות בארגון. באמצעות מודול זה ניתן ליצור משימות באופן פרטני באמצעות המערכת, או באמצעות פרוטוקול מובנה השמור ב-ShareDocs.
 
לדברי אלפרסי: " הקבצים מכל הסוגים, מנוהלים כעת במערכת מרכזית אחת אשר מאפשרת מידור ורמת אבטחה מקסימאלית כנדרש. בנוסף, האפשרויות המגוונות המקשרות בין ShareDocs לבין ShareTasks מקלות על תהליכי העבודה של המשתמשים, חוסכות בזמן ומאפשרות להם למלא אחר המשימות היום-יומיות שלהם ללא דופי, תוך ביצוע בקרה מלאה על תהליכי העבודה הארגוניים של לשכת עו"ד".