icons-07

זיכרון ארגוני

מאת: ניל כהן רינגל

"זיכרון הוא יכולתו של אורגניזם לאגור מידע מהסביבה דרך החושים ולהשתמש בו. המילה 'זיכרון' מתייחסת גם ליכולת אגירת המידע וגם למידע הנאגר עצמו והיא היכולת לקודד, לאחסן ולשלוף מידע ממאגר זיכרון." ("זיכרון", ויקיפדיה)

"מידע ארגוני", "תוכן ארגוני", "ידע ארגוני" – המכנה המשותף של כל אלה הוא "זיכרון ארגוני".
על מנת שתהיה אפשרות לייצר זאת בארגון ולשמר את "הזיכרון הארגוני" בעסק, חשוב מאוד להבין איך לעשות זאת נכון.

אז מהו בעצם "זיכרון ארגוני" ומהם הגורמים להצלחה ביצירתו?

זיכרון ארגוני הינו הידע הכולל הנצבר בארגון, כזה הגדול מסך חלקיו ומכיל את החוכמה, הניסיון והמקצועיות בעבר, בהווה ובעתיד. זהו הידע של כל עובד שעבד בארגון, עובד כיום ואפילו עובדים עתידיים.

זיכרון ארגוני הוא "זיכרון גורלי",כיוון שכפי שנאמר –
"ארגון שאינו יודע את עברו, ההווה שלו דל ועתידו לוט בערפל" (שינוי שלציטוט מקורי מספרו של יגאל אלון – מסע של חול, 1960)

זיכרון ארגוני מיוצר בשילוב של מספר גורמים:

1. מחוייבות הנהלה ונהלי עבודה – אומרים ש"כדי שהיד תכתוב היא צריכה לקבל הוראה מהראש…", וכך גם בארגונים. ככל שההנהלה מעורבת ומחוייבת לתהליכים, כך, סביר שהדברים יחלחלו כלפי מטה וייושמו בשטח בקרב העובדים.

חשוב לזכור שמערכת טכנולוגית טובה ככל שתהיה לא יכולה לחייב עובד להזין בה מידע… ולכן חשובה מאוד מחוייבות ההנהלה ויצירת נהלים ברורים וחד משמעיים על מנת שהמערכת (=המוח) תקבל את המידע הנדרש.

2. יצירת תרבות ארגונית של שיתוף מידע – ארגון שעובדיו לא משתפים מידע הוא ארגון שלא יכול להתפתח לאורך זמן. שיתוף מידע מאפשר לצמצם טעויות (על ידי לימוד מטעויות העבר) ולשכפל הצלחות.

באחד האפיונים שביצעתי אצל אחד מלקוחותיי ישבתי עם מחלקה מסויימת בארגון, וכחלק מהתהליך הם סיפרו לי שכיום כל עובד מנהל את המסמכים שלו באופן עצמאי וביקשו להמשיך זאת גם בעתיד, האבסורד הוא שאפילו למנהל המחלקה לא הייתה גישה למסמכים של עובדים במחלקה ויתרה מכך, בשיחה שהתקיימה בנוכחותו, אחד העובדים הוסיף ואמר כי לטענתו חומרים שהוא מייצר (כחלק מהעבודה שלו) הם מבחינתו רכוש שלו ובעתיד "יילכו" עימו לאן שיילך…

חלק מהעובדה שפותחים את הנושא ומדברים עליו מסייע ליצירת התרבות וההבנה של חשיבות השיתוף כמו במקרה שהיה אצל לקוח זה.

3. טכנולוגיה תומכת לשיתוף מידע – בהמשך לסעיף הקודם, חשוב לבחור מערכת טכנולוגית שתתמוך ותאפשר יצירה של "זיכרון ארגוני". הטכנולוגיה היא "המוח" שבו נאגר המידע, ולכן מערכת ניהול תוכן ארגוני טובה תאפשר לעובד לנהל את המידע באופן פשוט ואישי מצד אחד, ובו בזמן לאפשר לעובדים אחרים להיות חשופים למידע, להיעזר בו ולהשתמש בו במידת הצורך.

בשוק קיימות תוכנות רבות רלוונטיות, ובבחירת המערכת האידיאלית לארגון חשוב לקחת בחשבון גורמים כמו:
(*) אופי המערכת אל מול אופי הארגון והעובדים.
(*) קלות שימוש ואפשרויות ניהול פשוטות.
(*) אפשרויות הרחבה לתהליכים תומכי ניהול ידע (חתימה דיגיטלית, סריקות, OCR,
ניהול תהליכים ועוד…)

זיכרון ארגוני הוא "זיכרון גורלי", כיוון שכפי שנאמר –
"ארגון שאינו יודע את עברו, ההווה שלו דל ועתידו לוט בערפל" (שינוי של ציטוט מקורי מספרו של יגאל אלון – מסע של חול, 1960)

0 תגובות

השאירו תגובה

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים